Planering eller Schemaläggning (2) (1)

Den första kurs jag höll ensam var 1968 på Bolkesjö hotel i Norge. Kursen hette “ Tillrettelegging og Planlegging av Vedlikehold”, I Sverige hette kurserna “Beredning och Planering av underhåll”. I den engelsktalande delen av världen används begreppet “Planning and Scheduling”. Eftersom världen blir mer och mer internationaliserad använder jag därför här “Planering och Schemaläggning” som begrepp.

Planering svarar på frågorna Vad som skall göras, Hur det skall göras, och hur lång Tid jobbet uppskattas att ta.

Schemaläggning svarar på frågorna När jobbet skall göras och Vem eller Vilka som skall göra jobbet.

I förra krönikan beskrev jag ett vanligt och mycket ineffektivt arbetssätt för planering och schemaläggning. I den här krönikan beskriver jag hur en del organisationer försöker förbättra utförandet av planering och schemaläggning genom att sända någon på kurs jämfört med att kombinera utbildingen med implementering anpssning till ert verkliga behov.

Kurs
För många organisationer är lösningen på alla problem att sända någon på en kurs. Det kan vara effektivt i många fall då målet är att öka någons kunskap om den vunna kunskapen också kommer att användas då den som utbildats kommer tillbaka till jobbet. Detta kan även gälla utbildning i Planering och Schemaläggning, om det system t.ex. en planerare eller ledare jobbar i är instituerat i organisationen. Om planering och schemaläggning fungerar så som jag beskrev i förra krönikan, så kommer utbytet av utbildningen att vara nästan helt bortkastad. Den som utbildats har fått några kunskaper i hur arbeten kan planeras, hur arbeten bör prioriteras, regler för stängning av scheman, hur man arrangerar och genomför möten etc. Men faktum är att den verklighet, den som utbildats lämnade för att gå på kurs, är samma verklighet som hon lämnade. Efter kursen är många fulla av ideer som man vill implementera, men organisationen fungerar som före kursen, telefonen ringer och de som begär underhållsarbeten har fortfarande bråttom. Medarbetarna tänker och kanske säger att “Hon har varit på kurs, låt henne vara, hon lugnar snart ner sig” också återgår allt till som det var förut och ingen förbättring sker. Det kan i stället leda till att den som utbildats blir besviken och ger upp.

Målinriktad På-jobbet-utbildning.
Så vad skall ni göra i stället för att sända någon på extern kurs? Skall ni bestående förbättra underhållsproduktiviteten genom bättre Planering och Schemaläggning så fungerar det inte att sända någon eller några på extern kurs, i stället måste utbildningen helt anpassas till er egen organisation. Låt den som skall utbilda er besöka er och lära sig hur er planering och schemaläggning fungerar nu. T.ex.hur uppdaterat är ert maskinregister? levereras reservdelar till arbetsplatsen eller inte, bör dom levereras? Vem beställer arbeten? Vilka möten hålls mellan drift och underhåll? Vilka prioriteter gäller och används? Vad är arbetsledarens roll? Vad är planerarens roll? Finns underhållskoordinatorer i driftorganisationen etc. Efter det att detta gjorts dikuterar ni hur framtiden skall se ut. Den som håller utbildningen anpassar sedan utbildningen till det verkliga och anpassade behovet för varje roll i er organisation. Hela anpassningen bör kunna göras av en erfaren konsult inom tre till fem dagar.
Utbildningen kommer sedan att se ut ungefär så här:

• Arbetsbeställare två timmar.
• Arbetsledare och utförare en dag.
• Planerare och koordinatorer två dagar.

Efter utbildningen börjar på-jobbet-utbildningen och implementeringen.
Min erfarenhet visar att utbildningen i ett klassrum, där spelregler för implementeringen bestäms och accepteras är cirka 10% av hela utbildningstiden. Resten är 90% på-jobbet- utbildning och implementering. På-jobbet-utbildningen och implementeringen måste vara minst tre veckor lång för att bestående resultat skall uppnås.

Jag har många gånger påstått att 90% av all utbildning är bortkastad i många organisationer. Utbildningen är ofta alltför allmän och inte tillräckligt målinriktad till de som skall utbildas. Det som jag beskrivet ovan är betydligt mer effektivt även om den direkta utbildnings- kostnaden är högre men den indirekta utbildningskostnaden är betydligt lägre. Viktigast av allt är förstås att den anpassade utbildningen och de bestående resultaten är väsentligt mycket högre.

Varför gör inte fler organisationer utbildningen på det här sättet? Kanske det bror på att det kostar mer i arvode till utbildare? Det kan vara en anledning, en annan orsak är att många utbildare har sitt standardprogram som man inte vill ändra på, många saknar också den praktiska erfarenhet som krävs fär att utbilda och implementera på detta sätt.

Fortsättning i nästa krönika!