En grundläggande regel för planering av aktiviteter är att aktiviteten planeras endats en gång. Dokumentationen arkiveras därefter och återanvänds med upprepade förbättringar.
En annan mer allmän regel är att de flesta av oss föredrar bilder i stället för ord för att beskriva en aktivitet. Många har svårt att kortfattat och tydligt utforma skriftliga instruktioner. Om instruktionerna innehåller för mycket text riskerar vi dessutom att instruktionen inte läses alls, eller att den missförstås.
I bild 1 visas ett exempel på en planeringsmall för utbyte av en pump. En mer detaljerad arbetsbeskrivning finns dokumenterad som grund för planeringsmallen.
Syftet med planeringsmallen inkluderar:
- Att översiktligt och enkelt beskriva arbetssteg
- Att tydligt informera om skaderisker och viktig nyckelinformation som toleranser mm.
- Att användas som verktyg för ständig förbättring.
Bild1. Planeringsmallen ovan är resultatet av en studie där man tidigare använde både rörmontörer och baxare (ja dom finns fortfarande) för att byta en pump i tillägg till mekaniker och elektriker. Inga förberedelser att tala om gjordes innan jobbet påbörjades. Det totala antalet underhållstimmar var 26 och krävde en stopptid på 8.5 timmar. Nu utförs jobbet utan rörmontörer och baxare på 15 underhållstimmar under en stopptid på 5.3 timmar. En förbättring på 42% i underhållseffektivitet och kräver nu 38% mindre stopptid.
Genom att verkligen tänka igenom aktiviteten och analysera allt som kan göras för att förbereda ett effektivt genomförande, kan längden på ett arbete förkortas avsevärt, oftast med 25 – 50%.
De flesta underhållsarbeten är repetitiva och kommer därför att spara mycket planeringstid.
Planeringsmallarna blir också en viktig del av ett utbildningsmaterial. Arbeten som utförs mer sällan, som till exempel att bygga byggnadsställningar för att byta ut infodringar i stora tankar, är självklart speciellt viktiga att dokumentera, gärna med foton i tillägg till planeringsmallen.
Planeringsmallarna kan användas som underlag vid budgivning på jobb som utföres av utomstående.
mm.
