Partner eller kund? Del II

Förhållandet mellan drift, underhåll och konstruktion har behandlats många gånger under de år jag skrivit för denna krönika, men jag får fortfarande många uppdrag för att hjälpa organisationer implementera ett arbetssätt som baseras på ett partnerskap i stället för vad man nu har.
För 15 år sedan var det vanligt att organisationer införde att man skulle ha interna kunder för att bl.a få ett mer affärsmässigt tänkande i organisationen. Det kan vara en bra ide i stora organisationer där man kan avgränsa olika produktionsavsnitt så att en avdelning levererar råmaterial eller bearbetat material till nästa bearbetningsfas, men att skapa interna kunder inom de olika produktionsområdena kan lätt leda till stuprörstänkande och felaktiga beslut. I organisationer där man fortfarande tror att underhållsavdelningen levererar service till driftavdelningen är det svårare att få till stånd en kultur där drift och underhåll båda fokuserar på att höja produktionssäkerheten. Underhållsavdelningen drivs att sänka underhållskostnaderna i stället för att prioritera de faktorer som kan sänka kostnaderna.

I föregående krönika nämnde jag några arbetssätt som behöver ändras om ni vill åstadkomma ett verkligt partnerskap, dom var:

• Gemensamt ansvar för tillverkningskostnader.
• Gemensamt ansvar för produktionssäkerhet.
• Gemensamt beslut att ändra produktionsplaner.

Här fortsätter jag att föreslå fler arbetssätt som driver till ett partnerskap mellan drift och underhåll.

• Kom överens om tidpunkter för frysning av scheman och mät att reglerna följs.

Beroende på vilken typ av verksamhet ni bedriver så kan ni ha alla, eller några, av följande scheman:

• Schema för nästa vecka.
• Schema för nästa dag.
• Schema för kortare stopp.
• Schema för längre stopp.

I följande bild ges exempel på vanliga tidpunkter för frysning av scheman. Det är mycket viktigt att ni inte bara kommer överens om när ni fryser scheman, men att ni också mäter hur väl era överenskomna regler efterlevs. Att inte lägga till arbeten efter tidpunkten för frysning av scheman skapar möjlighet att professionellt planera arbetena innan de schemaläggs. Det är en grundförutsättning för att åstadkomma underhållsproduktivitet genom effektivt utnyttjande av stopptider och personal.

Att implementera ovanstående disciplin är viktig för att skapa ett partnerskap. Arbetsdisciplinen kommer att driva ett förändrat arbetssätt. Ett vanligt beteende, i ett service – kund förhållande, är att personer som beställer underhållsarbeten beordrar dessa under ett morgonmöte och förväntar sej att dessa skall utföras under samma dag.
I ett partnerskap beställs/beordras inga jobb. I stället begärs arbeten och om de bedöms tillföra något värde om de utförs, så kommer de begärda arbetena att utföras genom en arbetsorder.
Genom att ni nu har ett möte t. ex. klockan 11:00 så ändras arbetssättet till att arbetena i stället tas upp vid den tidpunkten för att utföras tidigast nästa dag, nu som planerat och schemalagt.
Tyvärr behöver ni ha ett dagligt kort möte för att prioritera nästa dags arbeten. För att ytterligare förstärka partnerskapet mellan drift och underhåll kan  mötet ledas av en koordinator representerande driftorganisationen. Om alla kommer till mötet i tid och väl förberedda, behöver mötet inte ta mer än åtta till tio minuter, och det är mycket väl använd tid.
Ett tilläggsarbete är oplanerat och kostar vanligen två till tio gånger mer att utföra än ett kontrollerat arbete. Frysning av scheman skapar möjligheter till ett effektivt arbetssätt och är ett bra exempel på en aktivitet som driver produktionssäkerhet och kostnader i rätt riktning.

Fortsättning följer i nästa krönika