Förhållandet mellan drift, underhåll och konstruktion har behandlats många gånger under de år jag skrivit för denna krönika, men jag får fortfarande många uppdrag för att hjälpa organisationer implementera ett arbetssätt som baseras på ett partnerskap i stället för vad man nu har.
För 15 år sedan var det vanligt att organisationer införde att man skulle ha interna kunder för att bl.a få ett mer affärsmässigt tänkande i organisationen. Det kan vara en bra ide i stora organisationer där man kan avgränsa olika produktionsavsnitt så att en avdelning levererar råmaterial eller bearbetat material till nästa bearbetningsfas, men att skapa interna kunder inom de olika produktionsområdena kan lätt leda till stuprörstänkande och felaktiga beslut. I organisationer där man fortfarande tror att underhållsavdelningen levererar service till driftavdelningen är det svårare att få till stånd en kultur där drift och underhåll båda fokuserar på att höja produktionssäkerheten. Underhållsavdelningen drivs att sänka underhållskostnaderna i stället för att prioritera de faktorer som kan sänka kostnaderna.
I de fyra föregående krönikorna har jag diskuterat arbetssätt som skapar ett partnerskap mellan drift och underhåll. Ett partnerskap kommer till stånd genom att organisationens arbetssätt driver organisationen i den riktningen.
Bästa arbetssätt.
Det är då nödvändigt att komma överens om vad bästa arbetssätt är och att sedan dokumentera dessa. Värdet av att tillsammans göra detta är att hela organisationen utbildas i, och kommer överens om, ett gemensamt arbetssätt. Det är mycket viktigt att det resulterande dokumentet beskriver vad som är bästa arbetssätt, hur det utförs kan variera. Dokumentet bör också utformas så att det kan användas som ett verktyg för benchmarking och återkommande framtida utvärderingar av förbättringstakten.
Vår erfarenhet visar att dokumentet kommer att innehålla ca. 300 bästa arbetssätt och att det skiljer inget mellan olika industribrancher. Det används i dag i över 60 anläggningar av så vitt skilda kunder som Fonterra, New Zealand som är ett företag med fyra millioner kor och 23 mejerier, Smurfit Stone Container Corporation, USA som är ett stort pappers- och förpackningstillverkande företag och Kaiser Aluminium USA och Jamaica som är ett gruvföretag.
Missionen för drift och underhåll.
Om ni skall få ett arbetssätt i form av ett partnerskap till stånd så är det nödvändigt att ni tar fram en gemensam mission för drift och underhåll. Missionen kommer att vara det grundläggande dokument som bästa arbetssätt kommer att vila på. Tror ni på ett partnerskap så kommer den gemensamma missionen kanske att uttryckas på följande, eller liknande sätt.
“Utan risk för person- eller miljöskador skall vi i ett partnerskap mellan drift och underhåll kontinuerligt höja produktionstillförlitligheten genom implementering av bästa arbetssätt”
Från ovanstående mission utformas sedan de egna missionerna för drift respektive underhållsavdelningen.
Om ni anser att underhållsavdelningen är en servicefunktion kommer er gemensamma mission att vara helt annorlunda och därför driva ett helt annorlunda arbetssätt.
Visionen.
Skall beskriva er bild av framtiden. Den kan enkelt beskrivas som att ni skall uppnå 75 poäng (på en skala mellan 0 – 100) vid en given tidpunkt. Det innebär att vid en utvärdering av bästa arbetssätt får ni över 75 poäng som ett genomsnitt. Utvärderingen kan göras av er själva i en gruppdiskussion. Det hjälper mycket att ha en opartisk ledare av utvärderingsgruppen.
Utvärdering.
När ni utformat och informerat om de bästa arbetssätt, som ni gemensamt beslutat att implementera, så har ni beskrivit en förväntan på er organisation att nu genomföra det ni genom utvärderingen upptäckt är er största förbättringsmöjlighet. För att förstärka er förväntan på er organisation upprepas utvärderingen årligen. De som verkligen uppnått förbättringar kommer att se fram emot utvärderingen. De som inte gjort några förbättringar behöver en utvärdering men vill inte ha den.
Nu kan ni också börja använda utvalda nyckelfaktorer på ett meningsfullt sätt.
Resultatet används sedan till att se hur ni närmar er ert uppsatta mål eller vision. Den årliga utvärderingen leder också till en modifierad implementeringsplan och nya nyckeltal som ni vill uppnå.
Börja med utvärdering av Current Best Practices – CBP(Bästa Arbetssätt) Det leder till att ni kommer överens om en vision för framtiden. Missionen beskriver grundläggande arbetssätt. Utvärderingen resulterar också i en handlingsplan baserad på de upptäckter utvärderingen resulterat i. Därefter sker implementeringen av handlingsplanen och mätning av resultat med användbara nyckelfaktorer. Efter ett år görs nästa utvärdering (blå pil) Den kan leda till justerad vision och ny handlingsplan etc.
Dokumentet för bästa arbetssätt indelas i nyckelprocesser, del processer och element. Det är på nivån element som utvärderingen görs. Fråga först om elementet är rätt sak att göra, därefter utvärdera hur bra ni gör det med poängsättning enligt en guide.
